Organisation de la matinée de lancement du groupe BNI Lyon Team, avec 170 personnes.
Objectif : présentation officielle du nouveau groupe dans le cadre d’une matinée de networking.
Xcite Event a été mandaté pour organiser l’inauguration d’un nouveau groupe BNI à Lyon. Nous avions un cahier des charges très précis pour cet événement. Notre défi a été :
- De respecter les standards très stricts du BNI
- D’être innovant dans notre proposition, notamment dans le choix du lieu
1. Les critères à respecter pour choisir le lieu
Etant donné la réputation du BNI, il était important de sélectionner un lieu de standing, privatisable de 7h à 11h30.
Au-delà de ce premier critère, il fallait tenir compte des éléments suivants. Le lieu devait disposer de suffisamment de place pour accueillir 170 personnes avec :
- Un parking et des possibilités simples de se garer.
- Un vestiaire, l’événement se déroulant en hiver.
- Un coin accueil pour émarger les participants.
- Un endroit permettant aux membres du nouveau groupe de disposer de la PLV (cartes de visite, flyers, plaquettes, kakemono…).
- Un espace buffet avec un petit déjeuner de qualité en début et fin de matinée. Ce point doit permettre aux membres et invités d’échanger facilement et favoriser le développement de son réseau professionnel.
- Une grande partie pour disposer entre 15 et 20 tables rondes nappées avec chaises. Tout le monde doit pouvoir s’asseoir pour une partie réunion, et se déplacer entre les tables lors de jeux de networking.
- Plusieurs écrans afin que l’ensemble de l’assemblée voit la présentation diffusée, avec le système de projection associé.
- Des micros HF sans fil, ainsi que le système de sonorisation.
- Une salle de réunion pour que le nouveau groupe puisse faire un debriefing à chaud de son inauguration.
Nous avons consulté plusieurs lieux et avons finalement sélectionné la brasserie Bocuse, l’Ouest.
2. La coordination avant et pendant l’événement
Au-delà du choix du lieu, nous avons coordonné l’ensemble de l’événement avant et pendant l’inauguration :
- Réalisation des invitations
- Suivi des inscriptions
- Repérage détaillé du lieu pour s’assurer du respect des standards BNI
- Coordination entre la brasserie L’Ouest, le directeur régional BNI et les membres du groupes.
- Supervision et participation à l’installation de la salle le matin
En complément, quelques mots sur le BNI :
Le BNI (Business Network International) est réseau d’affaire mondial présent dans 73 pays et qui compte plus de 240 000 membres. Les membres se retrouvent par groupe de minimum 30 personnes. De nouveaux groupes sont régulièrement lancés. En France, c’est plus de 400 groupes d’entrepreneurs, professions libérales, dirigeants et salariés qui se réunissent de manière hebdomadaire. L’objectif est simple : développer son business grâce à la méthode du marketing de recommandation.
