Organisation d’une soirée d’équipe de fin d’année pour une division de 150 personnes.
Objectif : réunir, se rencontrer, développer l’esprit d’équipe.
A première vue, la mission qui nous a été confiée peut paraître simple. Il s’agissait d’organiser une soirée de fin d’année avec au programme une intervention du directeur d’agence, un repas et des animations.
Mais certains points importants à prendre en compte rendaient la tâche plus compliquée… D’où la valeur ajoutée de notre intervention.
1. Qui organise ?
Dans l’équipe support de direction de l’agence, personne n’a dans ses missions l’organisation des événements. Par conséquent, une heureuse élue avait bien été désignée… mais la préparation de cette soirée venait en plus de ces tâches habituelles, à une période déjà bien chargée. De plus, n’étant pas une spécialiste de l’organisation d’événements, la recherche et la négociation allaient lui prendre beaucoup de temps.
Nous avons donc soulagé significativement notre client. En effet, nous avons procédé à l’intégralité des recherches, négociations et suivi administratifs.
2. Où a lieu l’événement ?
L’agence Matériel Lourd de Colas Rail est composée de plus de 150 personnes. . Elles sont éclatées géographiquement sur l’ensemble du territoire français.
Cette soirée de fin d’année nécessitait donc de trouver un lieu :
- facilement accessible par la route
- à mi-chemin entre Lyon et Tours
- avec une salle suffisamment grande pour accueillir 150 personnes à table et équipée de rétrojecteurs et sonorisation
- capable de recevoir 150 personnes dans des chambres singles
Nous avons proposé Auxerre, ville centrale et facilement accessible par l’autoroute. Nos partenariats hôteliers nous ont permis de réaliser la soirée au Mercure. Les couchages, eux, ont été ventilés entre 3 hôtels proches les uns et des autres, avec la mise en place de navettes en début et fin de soirée.
3. Quelles animations proposer ?
Les collaborateurs travaillent dans une très grande majorité sur des chantiers en extérieur, régulièrement de manière isolé ou en toute petite équipe. Par ailleurs ils sont issus de plusieurs entreprises aux cultures variées et ont intégré le groupe Colas Rail à des périodes différentes.
La réunion de fin d’année est le seul moment de regroupement des équipes.
Il était donc primordial de proposer des activités abordables, consensuelles, facile d’accès pour tous. L’animation de la soirée devait également favorable à mélanger les gens, échanger en petits groupes, et rencontrer un maximum de collègues.
C’est pour ces raisons que nous avons mis en place un apéritif debout avec de nombreux jeux en bois en libre-service, agrémenté de tours de magie close-up qui permettent de mixer très facilement les groupes. Le dîner assis permettait ensuite d’échanger plus en profondeur par table et de faire plus ample connaissance. Enfin, des animations entre chaque plat rythmaient la soirée et apportaient du divertissement.
4. Comment préparer sereinement la présentation des résultats et objectifs ?
Notre présence a permis à l’équipe de direction de préparer sereinement son intervention et d’être attentif à chaque personne présente pendant la soirée.
En effet, notre présence le jour J a permis de libérer intégralement notre client de l’ensemble de la logistique liée à l’événement. Nous avons par exemple pris en charge :
- La préparation de la salle, de sa disposition et de l’ensemble du matériel informatique
- L’accueil des prestataires et leur supervision pendant toute la soirée
- La vérification de l’arrivée de l’ensemble des participants
- La coordination des navettes
Vous manquez de temps pour organiser un événement d’équipe. Pensez à nous, nous serons heureux de vous soulager. Et pour nous contacter, c’est par ici.
