Article 1 – Objet

Les présentes conditions générales de vente sont applicables sans restriction ni réserve à la réalisation de prestations de services (« Prestations ») par l’agence Xcite Event (« l’Agence ») pour le compte de Clients personne physique ou morale (« Client »), à savoir : la conception, organisation, promotion et gestion de solutions de communication et d’évènements.

L’étendue et la nature des prestations sont définies dans le contrat tel que défini à l’article 2 des présentes.

Article 2 – Contrat

Le devis, complété des présentes conditions générales de vente, constitue une proposition de contrat pour lequel le Client, ou son éventuel mandataire pour lui-même, déclare expressément disposer du pouvoir, de l’autorité et de la capacité nécessaires à sa conclusion et à l’exécution des obligations lui incombant.

De convention expresse entre le Client et l’Agence, l’acte d’envoi du seul devis signé vaut de sa part acceptation des termes du contrat et notamment des présentes conditions générales de vente.

Sauf dérogation formelle et expresse de Xcite Event, les Conditions Générales de vente prévalent sur les conditions générales d’achat du Client.

Article 3 – Tarifs

Les prix sont établis en euros, HT et TTC, et incluent le cas échéant les frais de déplacement et d’hébergement. Les tarifs sont valables un (1) mois à compter de la date d’émission du devis.

Article 4 – Paiement

4.1 Les modalités de paiement du prix 
Sauf accord expresse, la validation de la commande est soumise au versement par le client d’un acompte correspondant à 50 % du prix des prestations figurant sur le devis. Le solde du prix devra être réglé par le client dès réception de sa facture établie et envoyée par Xcite Event. Les paiements effectués par le client ne sont considérés comme définitifs qu’après encaissement effectif des sommes dues.

4.2 Retard de paiement 
Des pénalités de retard seront exigibles à défaut de règlement le jour suivant la date de règlement qui figure sur la facture, au taux de 10 % annuel sur le montant TTC impayé. Il sera exigé et dû de plein droit en sus une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, d’un montant de 40 euros. Dans la mesure où les frais de recouvrement seraient supérieurs à cette indemnité forfaitaire, une indemnité complémentaire sera demandée, sur justificatifs. En cas d’accord expresse entre le client et Xcite Event concernant des modalités de règlement qui seraient autres que celles exposées dans l’article 4.1, les règles au sujet des retards de paiement s’appliqueront à compter de la date de l’échéance de règlement fixée. Tout retard de paiement d’une échéance peut entraîner la déchéance du terme, la totalité des sommes dues devenant immédiatement exigibles.

Article 5 – Obligation de l’agence

5.1 Livraison – Réception des prestations
Xcite Event a obligation de mettre en œuvre tous les moyens qu’elle juge nécessaires et suffisants pour satisfaire ses clients, dans la limite des services contractualisés. Xcite Event s’engage à réaliser des Prestations conformes à celles prévues dans le devis. Il appartient au client de contrôler la Prestation réalisée. La réception est réputée effectuée à défaut d’observation du Client dans les quarante-huit (48) heures qui suivent l’achèvement de la Prestation.

5.2 Modification des Prestations 
Toute modification dans les conditions de réalisation et/ou dans le contenu des Prestations, tels que notamment : modifications de dates, d’horaires, du nombre de participants décidées unilatéralement par le Client – modification de planning – perturbation des travaux par le Client ou par ses sous-traitants, etc…. dès lors qu’elles ont des conséquences pour Xcite Event (coûts, délais, moyens engagés) exonéreront Xcite Event de toute responsabilité et feront l’objet d’un nouveau devis.

5.6 Droits Sacem
Dans le cas d’événements réalisés par Xcite Event pour le compte d’un Client, il est a noté que ce dernier est considéré comme étant l’organisateur et doit de ce fait s’acquitter des droits SACEM éventuels. Xcite Event fournie une prestation pour le compte du client et ne peut en aucun cas être considérée comme l’organisateur final.

Article 6 – Obligations du client

Le Client s’engage à ne pas dissimuler d’éléments liés à l’évènement, à l’Organisateur ou à ses partenaires, dissimulation qui serait de nature à retarder, entraver, contrarier, désorganiser le projet ou sa réalisation. Le Client fera en sorte de faciliter l’accès aux informations dont l’Organisateur aurait besoin.

Le Client s’oblige à respecter et à accomplir les conditions particulières de tel(s) ou tel(s) intervenant(s) sélectionné(s) et en particulier à régler tout cautionnement ou garantie qui s’avérerait nécessaire avant le parfait règlement de l’intégralité des sommes dues.

Le Client s’engage à ne pas intervenir directement, avant, pendant et après l’événement, auprès des fournisseurs, sous-traitants, personnels et collaborateurs de l’Organisateur. Si après une éventuelle dénonciation du contrat le Client venait à réaliser ou faire réaliser l’événement qui aurait été défini initialement par Xcite Event, une somme égale à 30% de tous les projets devisés et plagiés serait due à  Xcite Event.

Article 7 – Annulation

7.1 Pénalités en cas d’annulation 
Toute annulation totale ou partielle de commande par le client, entraîne le versement d’une indemnité au profit de Xcite Event, dans les conditions suivantes :
– Plus de J-30 jours du jour J = montant de l’acompte soit 50% du montant de la commande
– J-30 à J-15 = 80% de la totalité de la commande.
– J-15 à J = montant de la totalité de la commande

6.2 Force Majeure

Xcite Event ne sera pas tenu responsable en cas de non observation des présentes conditions générales dans la mesure ou le non-respect de ces conditions serait dû à une cause de force majeure, notamment mais sans limitation, un incendie, une tempête, une explosion, une inondation ou catastrophe naturelle, une décision gouvernementale, une pénurie de biens, une grève, l’interruption des transports, un accident ou incident routier, ferroviaire, aérien ou maritime, ou de mauvaises conditions atmosphériques en ce qui concerne les manifestations extérieures ainsi que les avaries, les défaillances ou les retards d’un ou plusieurs prestataires, le  blocage des télécommunications, le blocage d’Internet, etc.. Dans ces cas de figure, le client reste redevable du règlement total de la prestation.

En cas de résiliation abusive du fait du Client, il sera facturé au Client, en sus de l’encours des Prestations, une indemnité de résiliation anticipée égale à cinquante pour cent (50%) du montant des Prestations restant à réaliser.

Article 8 – Responsabilités

7.1 Responsabilité de l’agence
Xcite Event engage sa responsabilité en cas de faute directe de sa part dans le cadre de l’exécution de sa mission. La responsabilité de Xcite Event ne pourra être engagée pour un montant supérieur à sa rémunération au titre de la commande. Xcite Event décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature qu’ils soient et en particulier incendie et /ou vol, dégradations susceptibles d’atteindre les objets, les effets ou le matériel du lieu d’accueil à l’occasion de la manifestation, objet de la réservation. 

7.2 Responsabilité du client

Le client est responsable de tout dommage, direct ou indirect, que lui-même ou ses invités pourraient causer à l’occasion de la manifestation.

Le client devra indemniser Xcite Event pour tout dommage ou perte, coûts et dépenses supportés par Xcite Event ou un de ses clients, prestataires ou employés et causés par le Client, un de ses invités, agents ou employés qui résulterait de l’organisation de l’événement.

Article 9 – Assurance

Dans le cadre de son activité, Xcite Event souscrit à une assurance Responsabilité Civile professionnelle couvrant les incidents éventuels dont Xcite Event serait directement responsable (matériel ou personnel mis en cause).

Article 10 – Confidentialité

Pendant la durée d’exécution des Prestations et 5 (cinq) ans au-delà, chacune des Parties s’engage à prendre toute mesure utile pour protéger la confidentialité et conserver dans de bonnes conditions de sécurité les documents, quels qu’en soient la forme et le support, qui lui seront confiés. Chacune des Parties s’engage à appliquer et faire appliquer à ses collaborateurs, le secret professionnel sur les informations communiquées par une Partie à l’autre Partie pour les besoins de la Prestation ainsi que celles dont ses collaborateurs auront, ou pourront avoir, connaissance à l’occasion de la réalisation des Prestations, et à prendre toutes mesures nécessaires pour en préserver la confidentialité à l’égard des tiers.

Chacune des Parties renonce à engager ou à faire travailler par personne interposée, tout collaborateur ou prestataire de l’autre Partie, même si la sollicitation initiale est formulée par le collaborateur ou prestataire. Cette renonciation est valable pendant toute la durée des Prestations augmentée d’une durée minimum de 24 mois à compter de leur achèvement.

Xcite Event s’engage à ne pas vendre, partager ni divulguer des données personnelles nominatives du client à des tiers en dehors de son propre usage. Cependant, ces données peuvent être occasionnellement transmises à des tiers agissant pour le compte de l’agence ou en relation avec l’activité de l’agence dans le cadre de l’utilisation pour laquelle elles avaient été recueillies à l’origine. Le client dispose du droit d’accès et de mise à jour de ses données personnelles nominatives ainsi que du droit de demander leur suppression, conformément à la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Le client peut exercer son droit d’accès ou de correction en contactant l’agence par mail à contact@xcite-event.fr.

Article 11 – Communication commerciale 

A titre de références et d’actions publicitaires, l’agence est autorisée à reproduire ou diffuser tout ou partie de données de l’événement sur son site internet ou sur tout autre support de communication dont elle pourrait faire usage ; en particulier la dénomination sociale du client ou le nom de la marque du client, le logo du client ou de la marque du client, les reportages photographiques et vidéos, les témoignages écrits ou audio.

Le client déclare avoir recueilli les autorisations expresses des tiers figurant dans les données de l’événement, notamment celles des parents ou tuteurs pour les mineurs, et dégager ainsi l’agence de tout recours de tiers à son encontre visant à interdire la publication de données de l’événement ou à demander des dommages et intérêts.

Par ailleurs, dans le cadre de l’utilisation et de la diffusion par le client de photos, vidéos, extraits écrits ou audio issus de l’événement dont l’organisation a été confiée à l’agence, le client s’engage à indiquer systématiquement la mention « Organisation : Xcite Event ».

Article 12 – Propriété intellectuelle

Le fait de consulter Xcite Event engage le client au respect de la propriété intellectuelle de Xcite Event et ce même si la proposition n’est pas retenue par le client. Ce dernier s’interdit tout reproduction du concept ou des propositions émises par Xcite Event pour son propre compte ou par le biais d’une agence ou d’un prestataire concurrent à Xcite Event.

Article 13 – Litiges et droit applicable 

Ce contrat est régi par la loi française et tout litige s’y apportant sera soumis à la juridiction du Tribunal de commerce de Lyon.