La liste pour ne rien oublier dans l’organisation de son salon

Vous avez décidé de participer à un salon et vous ne savez pas comment vous y prendre. Cette check-list vous guidera dans la préparation de votre stand. Elle répertorie toutes les actions à mener par typologie, vous pourrez vous appuyer dessus pour ne pas passer à côté d’un élément important.

1. Réservation de votre emplacement

Avant toute chose, pensez à réserver votre emplacement auprès de l’organisation. C’est la première étape car elle vous assure d’avoir un stand sur le salon. Le dossier d’inscription est de plus en plus souvent accessible en ligne, depuis le site Internet du salon. Si ce n’est pas le contact, adressez une demande par mail auprès de l’organisateur du salon qui vous fera parvenir le dossier à remplir. Votre inscription permettra de réserver :

• L’espace. Lors de la réservation de l’espace, vous choisissez la superficie de votre stand, la typologie (nu ou équipé), le nombre d’angles ouverts. Ces éléments sont définis en fonction de votre stratégie et de votre budget. Vous faîtes également part de vos souhaits d’emplacement, que l’organisation s’efforcera de respecter au maximum, en fonction des règles d’attribution des stands.
• Le pack de communication. L’organisateur propose systématiquement plusieurs packs de communication, associé à une mise en avant plus ou moins importante. L’inscription au catalogue du salon est obligatoire mais vous pouvez choisir différentes options supplémentaires : insertion dans le guide du salon, apparition sur le plan du salon, bannière sur le site Internet du salon, présence dans la newsletter, affichages publicitaires sur des lieux stratégiques (plan d’orientation, dalle de moquette, affiche aux toilettes ou ascenseur…), intervention dans des workshops ou conférences…

2. Concevoir votre emplacement

Maintenant que vous savez où vous serez placé au sein du salon et la configuration de votre stand, il est temps de se pencher sur sa conception, qui regroupe les éléments suivants.

• L’agencement. Il n’y a pas de bon agencement dans l’absolu. Il doit en effet correspondre au type de produit ou service que vous proposez et surtout à votre méthode de vente. Vous ne définirez pas le même agencement si vous proposez un produit standard qui se vend rapidement au 1^er rendez-vous, ou si votre produit est sur-mesure et nécessite une longue discussion à caractère sensible.
• La communication. Ce point est très important car c’est ce qui va vous permettre de vous démarquer des autres exposants. Elle doit également être bien pensée pour que le visiteur qui passe devant votre stand comprenne en quelques secondes qui vous êtes et ce que vous faîtes. Veillez donc à être visible, extrêmement clair, et à ne pas diluer l’information.
• L’animation. Il n’est pas obligatoire de prévoir une animation. Cependant, cela peut être un bon moyen d’augmenter le flux de visiteurs. Vous pouvez par exemple prévoir un jeu concours, un cocktail, une soirée… ou encore une offre salon ou un programme de mini-conférences thématiques.

Une fois que vous aurez statué sur l’agencement, la communication et l’animation, vous serez en mesure de rédiger le brief ou cahier des charges de votre stand. C’est ce document qui servira de base de discussion avec les différents prestataires que vous solliciterez : standiste, agence de communication, ou encore agence événementielle si vous souhaitez une prestation globale et clé en main.

3. Faire valider votre stand

Quelques semaines ou quelques mois avant la manifestation, il vous faudra remplir plusieurs documents fournis par l’organisation. Voici la liste des documents qui vous sera communément demandé :

• Inscription catalogue
• Attestation exposant
• Notice sécurité
• Validation du plan
• Attestation d’assurance
• Engagement de remise en état

4. Commander les différentes prestations

L’étape suivante est la commande des différentes prestations auprès de vos prestataires, pour les pôles suivants.

• La technique. Dans cette rubrique vous retrouvez le revêtement du sol, le compteur électrique, les lumières, mais également les ponts de lumière ou élingues et les badges parking. Au moment de la commande sur votre espace exposant, il vous faudra également communiquer leur disposition sur votre stand. Et si vous ne savez pas calculer la puissance électrique dont vous avez besoin, cela correspond à la somme de la consommation électrique de tous vos appareils.
• L’aménagement. Il s’agit principalement du mobilier qui sera présent sur votre stand. Ne négligez pas ce poste qui représente rapidement un budget non négligeable. Le frigo ou la machine à café font également partie de cette rubrique.
• L’audiovisuel. Il s’agit maintenant d’un incontournable sur les salons. N’oubliez pas de prévoir les écrans, bornes tactiles pour mettre en avant vos produits.

5. Créer les supports de communication

Il faut penser à de nombreux supports de communication : plaquettes, vidéos, signalétique, objets publicitaires… Pour chacun des supports, vous devrez vérifier si vos supports existants sont à jour et utilisables. En fonction, il vous faudra peut-être les faire créer, les mettre à jour ou en refaire produire afin de disposer de tout le nécessaire pendant le salon.

6. Communiquer sur votre présence

Vous avez déjà abattu une bonne masse de travail. Alors pensez à faire savoir que vous êtes présent sur le salon, et l’emplacement de votre stand afin que l’on vous trouve facilement. Plusieurs outils sont à votre disposition pour cela. N’hésitez pas à en utiliser plusieurs pour informer vos fournisseurs, clients et prospects. Vous pouvez par exemple créer une signature email avec les bandeaux mis à disposition par l’organisation. Couplez cette action avec un article dans la rubrique « Actualités » de votre site Internet, des publications sur les réseaux sociaux et une information dans vos newsletters. Certains apprécieront également de recevoir une invitation VIP de votre part.

7. Préparer votre montage et l’arrivée de votre équipe

Le salon approche maintenant à grand pas. Il est temps vous atteler aux derniers préparatifs.

La préparation de l’ensemble du matériel à charger dans le camion en partance pour le montage ou à envoyer par transporteur. Petit conseil : éviter autant que possible les livraisons sur salon qui sont toujours compliquées et souvent peu fiables.

La transmission de l’ensemble des consignes aux commerciaux et à l’équipe présente sur le stand pendant le salon. N’oubliez pas d’y insérer les badges exposants, cela vous évitera quelques déboires 😉 Et si vous cherchez quelques conseils sur le montage en particulier, vous pouvez consultez notre article Trucs et astuces pour un montage réussi.

Si vous souhaitez recevoir le retro planning associé à cette liste, n’hésitez pas à nous la demander. Nous vous l’enverrons avec plaisir afin de vous faciliter votre gestion de projet.

Nous vous souhaitons un très bon salon : générateur de business.