Lors de sa participation au salon Solutrans, le fabricant de remorques KRONE nous a confié l’organisation de sa soirée.
Cette soirée se déroulait sur son stand de 450 m2 et accueillait 250 invités, composés principalement de clients, mais également de fournisseurs et de partenaires.
Son objectif était double et conjuguait :
- Offrir une soirée conviviale aux clients, favorable aux échanges et au développement de la relation commerciale
- Marquer de passage de relai de la direction, entre Philippe Lamberet et Jean-Philippe Fejoz
Nous avons donc opté pour une soirée articulée entre des moments officiels et des animations participatives. Le tout en optimisant au mieux l’espace du stand.
1. La programmation de la soirée
Afin que tous les participants gardent un bon souvenir de cette soirée, un cocktail de qualité a été servi avec un accueil au champagne.
Le changement de direction a été officialisé par quelques discours. Tous les invités ont pu participer en allumant des bougies feu d’artifice distribuées pendant les discours.
Ceux qui le souhaitaient pouvaient laisser un message personnel sur un livre d’or numérique mis à disposition.
Enfin, afin d’égayer la soirée et de mettre une bonne ambiance, un groupe de musique live jouait. En parallèle, un bar à bière proposait une dégustation de plusieurs types de bières dans un esprit découvert bon enfant.
2. L’utilisation de l’espace
Le stand était composé d’un bar, d’un grand espace de conversations avec tables et chaises et d’une partie présentation des produits avec notamment 3 remorques.
Une des remorques pouvant s’ouvrir sur les côtés, nous l’avons utilisé comme scène pour le groupe de musiciens, et régie son et lumières dans sa partie avant, cachée du public.
Le stand a entièrement été dégagé de ses tables et chaises afin de bénéficier d’un grand espace cocktail, permettant aux invités d’accéder facilement au buffet tout en discutant les uns avec les autres.
Cette disposition laissait un coin légèrement en retrait pour laisser tranquillement un message sur le livre d’or numérique, ou se faire photographier devant le photocall personnalisé aux couleurs du client.
3. La coordination
Notre prestation était complète et clé en main. Elle a commencé par des propositions de programmation pour l’évènement. Elle s’est poursuivie par la sélection des partenaires et la préparation de l’ensemble du projet. La coordination de la logistique durant toute la soirée faisait également partie intégrante de notre service. Nous avons été présents lors de la phase de préparation et de montage, alors même que le salon était encore ouvert et les visiteurs présents sur le stand. Enfin nous sommes restés jusqu’à la fin la soirée clients, afin de coordonner les prestataires et parer aux éventuels imprévus. Notre client a ainsi été libéré des préoccupations logistiques et a pu se consacrer pleinement à ses invités.
