Il est important de bien rédiger son brief pour son stand. C’est une condition absolument nécessaire pour être content des propositions et de la prestation de son partenaire standiste.
En effet, la réservation de l’emplacement ou du stand équipé est une toute petite partie du travail préparatoire de sa participation à un salon. Et pour rendre votre stand attractif et efficace, vous allez faire appel à un standiste et/ou des prestataires (fournisseur de PLV, agence de communication, traiteur…).
Que vous fassiez appel à un ou plusieurs prestataires, ils auront besoin d’un cahier des charges qui leur explique ce que vous attendez d’eux. Alors comment bien rédiger son brief pour son stand afin d’avoir en retour des prestations qui correspondent à l’attendu ?
Plusieurs types d’informations sont nécessaires pour que votre standiste ou autre partenaire puisse vous apporter une réponse pertinente et vous accompagner de manière efficace.
1. Présenter votre entreprise
Plus vos prestataires auront d’éléments de contexte, plus ils seront en capacité de vous faire une réponse personnalisée. Il est donc important de présenter votre entreprise dans votre cahier des charges.
Tout d’abord quel est votre secteur d’activité, et quel rôle joue votre entreprise dans ce secteur. Est-ce que vous êtes connu du secteur ? Faites-vous partie des leaders du secteur ou êtes-vous parmi les challengers ? Existez-vous depuis longtemps ou arrivez-vous depuis peu sur ce secteur ?…
Deuxièmement, dans ce secteur d’activité, quel type de produits ou services offrez-vous ? Il est important pour votre prestataire de connaître ce que vous vendez afin de bien le présenter et le mettre en avant.
Indiquez également dans votre brief quels sont vos enjeux actuels, et vos objectifs pour le salon auquel vous participez. Cela peut être le lancement d’un nouveau produit ou d’une nouvelle gamme, un nouveau positionnement, la rencontre de nouveaux prospects, peut être sur une zone géographique particulière…
2. Fournir des informations sur le salon
Dans cette partie, il s’agit de préciser sur quel salon vous allez exposer et l’ensemble des informations pratiques de ce salon. Vous trouverez l’ensemble des informations dans le guide technique fournit par les organisateurs. Indiquez les informations suivantes dans votre brief :
- Le nom du salon
- Le lieu : ville, parc d’exposition, adresse.
- Les dates : les dates d’exposition bien sûr mais aussi (et surtout) les dates et horaires de montage et démontage.
- Les règles d’architectures : elles auront un impact important sur ce que votre standiste pourra imaginer pour l’aménagement de votre stand. En effet, en fonction des salons et des lieux, les contraintes ne sont pas toujours les mêmes. Les règles d’architectures indiquent les hauteurs de construction autorisées, les retraits à respecter par rapport aux voisins et aux allées, est-ce qu’il est possible de mettre des enseignes suspendues ou des ponts de lumière… L’objectif de ces règles est double : sécuritaire bien-sûr, mais également d’assurer une certaine équité entre les exposants, notamment au niveau de la visibilité.
3. Décrire les éléments de votre stand
Afin de bien rédiger son brief pour son stand, il est également important de fournir des éléments sur l’emplacement que vous avez réservé.
Afin de vous faire une proposition, votre standiste a absolument besoin de connaître les dimensions de votre emplacement (longueur x largeur) ainsi que sa configuration. Disposez-vous d’un emplacement avec des angles ouverts, combien (un, deux ou en ilôt), et où se situent les allées.
Si vous connaissez le numéro de votre stand, indiquez-le également. Cela permettra au prestataire de visualiser où se situe le stand dans le salon et d’analyser les flux de personnes.
Bien sûr, précisez si vous avez réservé un emplacement nu ou un stand équipé. Dans le cas où vous avez un stand équipé, il est important de faire apparaître dans votre brief les équipements qui sont inclus dans la formule que vous avez réservée.
Après cette partie un peu technique sur votre stand, il convient de décrire les différents éléments que vous souhaitez voir composer votre stand. Souhaitez-vous une réserve, un coin VIP pour des discussions confidentielles, une enseigne haute, des écrans, un espace pour présenter des produits ou faire des démonstrations produits…. ? Pour vous aider à définir les composantes de votre stand, n’hésitez pas à consulter notre article “Comment bien concevoir son stand”
Par ailleurs, n’hésitez pas non plus à transmettre des photos d’autres stands que vous avez vu et que vous aimez bien. Vos inspirations permettront à votre standiste de connaître vos goûts et de partir plus rapidement dans la bonne direction en termes d’esthétique.
4. Préciser le périmètre de la prestation attendue
Cette partie est régulièrement oubliée. Elle est pourtant importante afin de bien rédiger son brief et que votre prestataire comprenne clairement ce que vous attendez de lui.
En effet, la prestation de standiste est souvent à tiroir. Vous pouvez souhaiter que votre standiste se charge de l’ensemble de la création, de la fabrication et du montage du stand. Mais vous pouvez souhaiter garder en interne ou avec un autre prestataire la partie graphique. Si vous avez des animations sur votre stand, qui se charge de les organiser et les mettre en œuvre ? Avez-vous déjà vos contenus ou faut-il produire pour le salon ? A qui confier vous cette partie ?
5. Communiquer votre budget
Certains préfèrent ne pas communiquer leur budget. Pourtant, si vous le connaissez, le préciser dans votre brief fera gagner du temps à tout le monde. Cela ne veut pas dire que tout le budget sera forcément consommé. Mais à l’inverse cela permettra d’éviter des propositions totalement hors budget.
La lecture de cet article devrait vous avoir donner quelques piste pour bien rédiger son brief pour votre standiste. Alors à vous de jouer. Et n’hésitez pas à nous contacter pour votre prochain stand ou salon.
