En gestion projet, et particulièrement quand vous organisez un événement, n’hésitez pas à utiliser des check lists. Elles vous feront gagner en temps et en sérénité… alors pourquoi s’en priver ?
Les principaux bénéfices de la check list ou to do list
- Ne rien oublier : cela peut paraître basique mais la liste vous évitera d’oublier un élément important du projet. Par conséquent, elle peut vous épargner quelques bons coups de stress à l’apprcohe de l’événement ou pire… le jour J!
- Avoir l’esprit libre : une fois qu’un point est ajouté à votre liste, vous n’avez plus besoin d’y penser. Vous pouvez donc utiliser votre cerveau à se concentrer sur ce que vous êtes en train de faire. Cela est tout de même beaucoup plus intéressant que de le monopoliser à penser aux choses à ne pas oublier.
- Voir l’avancement : au fur et à mesure que vous cochez les choses faites, vous visualiser l’avancement de votre projet. Cela est plutôt motivant et permet souvent d’avancer plus vite.
- Être réutilisée : si vous faîtes plusieurs projets similaires, vous pourrez certainement réutiliser vos listes… l’organisation de vos événements vous semblera de plus en plus simple et de plus en plus rapide.
Quel format la check list doit elle prendre ?
Pour être pertinentes, les check lists doivent vous parler sinon vous ne vous en servirez jamais. Il est donc nécessaire que vous trouviez des outils qui vous correspondent… Si vous êtes peu sur votre ordinateur, inutile de faire une ckeck list sur excel 😉
De nombreux outils existent, voici quelques exemples simples afin de vous donner des idées et trouver celui qui vous conviendra le mieux :
- la liste papier : dans un cahier pour ne pas la perdre ou sur une feuille pour pouvoir la transporter partout, vous pouvez la compléter au fil de l’eau et barrer ce qui est fait au fur et à mesure.
- les post-it : ils ont l’avantage de pouvoir être déplacés facilement et d’être très visuels. Vous pouvez donc les avoir en permanence devant vous sur un mur de votre bureau ou sur un grand panneau.
- le tableau excel : il permet d’utiliser plusieurs colonnes pour remplir plusieurs informations comme par exemple la catégorie, la deadline, le porteur de l’action, l’état d’avancement… et vous pouvez rapidement trier votre liste selon le critère de votre choix. Par ailleurs, elle a l’avantage de pouvoir servir de reporting si vous avez régulièrement des points d’avancement à faire.
- la note sur téléphone : toujours présentes sur vous, elle est simple à consulter et à compléter dès qu’une idée vous vient.
- les rappels dans le calendrier : si vous avez particulièrement du mal avec les dates, n’hésitez pas utiliser les rappels dans le calendrier de votre téléphone.
Alors à vous de jouer ! Testez différents types de listes pour trouver celle qui vous convient. Ou soyez créatif, inventez la vôtre.
