Montage de son stand d’exposition : conseils pour réussir

Montage de stand d'exposition

Le montage de son stand d’exposition n’est pas toujours simple si l’on n’est pas habitué à en faire régulièrement. En effet, il existe aujourd’hui de nombreuses solutions de stands faciles à monter soi-même sans outil. Mais pour autant, la période d’installation d’un stand peut rapidement devenir un moment de stress à cause des délais courts et incompressibles, et des inévitables imprévus à gérer.

Alors nous vous partageons quelques conseils que vous pourrez utiliser lors d’un montage de stand d’exposition. Ils sont issus de notre retour d’expérience et nous les utilisons nous même à chaque fois que nous installons un stand pour un client sur un salon professionnel.

L’objectif de l’ensemble de ces trucs et astuces est de réduire au maximum le nombre d’incertitudes. Ainsi, vous serez plus disponibles mentalement pour régler les problèmes qui se présenteront forcément à un moment ou un autre.

1. Avoir un chef de projet

Le chef de projet est la personne qui va coordonner l’ensemble du montage de son stand d‘exposition. Il est également garant de la conformité du stand avec ce qui a été prévu. Et surtout, il est la personne référente pour tous les prestataires qui viendront travailler sur le stand pendant le montage.

Afin de mener à bien sa mission, cette personne doit être bien organisée, capable de prendre des décisions rapidement, et résistante au stress. En effet, elle va devoir :

  • coordonner les différents intervenants
  • suivre le travail des uns et des autres
  • répondre aux questions
  • trouver des solutions en cas de problème ou d’imprévu

2. Bien connaître les plans de son stand d’exposition

Il est important de bien connaître son stand et de l’avoir bien en tête dès le démarrage du montage. En effet, c’est un élément essentiel pour ne pas perdre de temps et ne pas hésiter lorsque l’on vous pose des questions.

Cependant, cela ne dispense pas d’avoir avec soi l’ensemble des plans techniques et de décoration. Car se référer aux plans et à des documents écrits (bons de commande notamment) permet d’éviter des erreurs ou des litiges.

3. Tester au maximum en amont du montage

Certains éléments peuvent être testés avant le montage de son stand d’exposition. Cela est particulièrement vrai pour la partie multimédia du stand. Par exemple, si vous prévoyez de diffuser une vidéo sur votre stand, testez là en conditions réelles avant le montage… C’est-à-dire avec la vidéo définitive et les équipements qui seront utilisés lors du salon.

Les tests vous permettent de vérifier que tout est conforme (format, résolution, qualité, rendu..) et que tout fonctionne correctement. Vous éviterez ainsi les éventuelles sueurs froides de l’écran noir le jour J.

De manière générale, testez tous les éléments multimédias que vous pouvez : vidéos, sonorisation, lumières, rétroprojection, retransmission… Car ces éléments sont souvent des éléments centraux de votre stand, mais ceux sont également ceux sur lesquels on rencontre le plus souvent des soucis.

4. Préparer le montage de son stand d’exposition

Parallèlement aux tests, un certain nombre d’éléments peuvent être préparés et vérifiés avant la période d’installation.

C’est le cas pour tout ou partie des visuels qui seront présents sur le stand. Dans certains cas, vous pouvez même déjà poser les visuels sur les structures ou cloisons. Si vous avez opté pour un stand modulaire, c’est en général possible.

Nous vous conseillons également de préparer une notice de montage et un planning afin de savoir comment assembler les différents éléments et dans quel ordre les installer.

5. Prévoir plus de temps que nécessaire

Le temps passe toujours très vite lors du montage de son stand d’exposition. Pensez à prévoir de la marge au niveau du timing. Car en général, entre les temps morts entre 2 intervenants (il n’y a malheureusement jamais de planning de passage précis avec un horaire défini) et les imprévus, le temps de montage est toujours plus long que ce que l’on a imaginé. Vous pouvez facilement ajouter 30% entre la prévision et la réalité.

Avec ces quelques conseils, vous devriez monter votre prochain stand sereinement. Pas envie de vous en occuper ? Confiez nous la création et le montage de votre stand. Standiste et fournisseur de support de communication pour stands, événements et salons, nous vous proposons des solutions sur mesure allant jusqu’au clé en main.