En route pour le salon
C’est parti ! Vous allez faire le montage de votre stand pour le salon que vous préparez depuis plusieurs mois.
Il serait illusoire de penser que vous ne rencontrerez aucun problème. En revanche, vous pouvez vous organiser pour que tout se passe au mieux et que vous soyez disponible pour gérer sereinement les imprévus.
Xcite Event vous partage une liste de quelques points à préparer avant de partir pour le montage. Ils pourront vous faire gagner beaucoup de temps et vous aider à être serein.
1. Les numéros de téléphones de toutes les personnes clés
Pendant la phase de préparation, vous avez monté une véritable équipe projet avec un certain nombre de personnes. Et pendant le montage, plusieurs personnes doivent également intervenir. Vous êtes susceptible d’avoir besoin de les appeler à n’importe quel moment : fournisseurs, livreurs, organisateurs du salon, partenaires… Ayez à portée de main l’ensemble de leurs coordonnées, sur une liste facilement accessible ou directement dans votre téléphone.
2. Les bons de commandes et factures
Vous avez commandé différentes prestations qui doivent vous être livrées sur stand : compteur électrique, mobilier, parking… Préparez un dossier avec l’ensemble des bons de commandes et factures correspondants. En effet, une fois sur place, il peut vous arriver de constater un écart entre votre commande et ce qui est réellement disponible. Le bon de commande et la facture seront la méthode la plus rapide et la plus efficace pour éviter de longues discussions sur ce que vous avez vraiment commandé et payé.
3. L’arrivée sur le lieu d’exposition
Depuis quelques années, l’entrée sur les lieux d’exposition est de plus en plus réglementé. Il est souvent nécessaire d’enregistrer son véhicule en amont de son arrivée, de disposer de badges exposants, de respecter certains horaires… Ne négligez pas cette partie administrative. Elle peut paraître fastidieuse mais est absolument nécessaire si vous voulez accéder au salon sans encombre.
4. Les tests de conformité
Vous allez présenter un certain nombre d’éléments sur votre stand : plaquettes, visuels, vidéos… Le fonctionnement peut être en partie lié aux conditions sur place, mais pas uniquement. Testez tout ce que vous pouvez avant l’événement. Cela vous permettra de régler quelques problèmes en amont et de limiter les mauvaises surprises au moment du montage.
En synthèse, préparez au maximum la logistique en amont. Une astuce simple pour vous permettre d’être plus disponible et plus efficace pour gérer les surprises de dernière minute.
Vous pensez avoir besoin de conseils pour votre prochain salon ? Pas envie de vous charger de la préparation ? Envie de vous appuyer sur des experts ?
